Datové schránky, státní správa a projektování požární bezpečnosti staveb

Autor: Ing. Petr Chytrý

Dnem 1.7.2009 nabyl účinnosti zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů. Tento právní předpis upravuje elektronické úkony orgánů veřejné moci vůči fyzickým osobám, právnickým osobám, elektronické úkony fyzických osob a právnických osob vůči orgánům veřejné moci a elektronické úkony mezi orgány veřejné moci navzájem prostřednictvím datových schránek. Dále tento předpis řeší informační systém datových schránek a  autorizovanou konverzi dokumentů (dále jen „konverze“). Po novelách zákon zavádí i dodávání dokumentů fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob prostřednictvím datových schránek. Od 1.1.2010 je tedy možné datové schránky využívat k dodávání datových zpráv i mezi soukromými subjekty s tím, že lze takto zasílat faktury či jiné obdobné žádosti o zaplacení. Po 1.7.2010 bude možno zasílat i ostatní dokumenty. Tato „privátní“ komunikace však bude zpoplatněna s tím, že v budoucnu se uvažuje o zpoplatnění veškeré komunikace.

Datová schránka je elektronické úložiště, které je určeno k doručování orgány veřejné moci, provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci a dodávání dokumentů fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob. Datové schránky zřizuje a spravuje Ministerstvo vnitra (dále jen „ministerstvo“). Datovou schránku fyzické osoby zřídí ministerstvo bezplatně na její žádost do 3 pracovních dnů ode dne podání žádosti. Datovou schránku podnikající fyzické osoby zřídí ministerstvo na její žádost rovněž bezplatně do 3 pracovních dnů ode dne podání žádosti (advokáti, daňoví poradci a insolvenční správci mají stanovený odchylný postup). Výše uvedené osoby mají nárok na zřízení jedné datové schránky. Pokud se jedná o podnikající fyzickou osobu, může ji být zřízena jedna datová schránka jako podnikateli a druhá jako fyzické osobě pro účely doručování korespondence nesouvisející s podnikáním.

Datovou schránku právnické osoby zřídí ministerstvo bezplatně právnické osobě zřízené zákonem, právnické osobě zapsané v obchodním rejstříku a organizační složce podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, a to v případě právnické osoby zřízené zákonem bezodkladně po jejím vzniku, v případě právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku a organizační složky podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku bezodkladně poté, co obdrží informaci o jejím zapsání do obchodního rejstříku. Právnické osobě výše neuvedené, zřídí ministerstvo datovou schránku právnické osoby bezplatně na žádost této osoby do 3 pracovních dnů ode dne podání žádosti. Právnická osoba má nárok na zřízení jedné datové schránky.

Vykonává-li fyzická nebo právnická osoba působnost v oblasti veřejné správy, ministerstvo jí na žádost umožní, aby její datová schránka plnila rovněž funkci datové schránky orgánu veřejné moci. Ministerstvo zřídí právnické osobě uvedené ve větě první na její žádost bezplatně další datové schránky právnické osoby plnící rovněž funkci datové schránky orgánu veřejné moci.

Datovou schránku orgánu veřejné moci zřídí ministerstvo bezplatně orgánu veřejné moci, a to bezodkladně po jeho vzniku a v případě notářů a soudních exekutorů bezodkladně poté, co obdrží informaci o jejich zapsání do zákonem stanovené evidence. Další datové schránky orgánu veřejné moci zřídí ministerstvo tomuto orgánu bezplatně na jeho žádost do 3 pracovních dnů ode dne podání žádosti (tyto datové schránky se zřizují zejména pro potřeby vnitřní organizační jednotky orgánu veřejné moci). Orgánu veřejné moci se zřizuje pouze datová schránka orgánu veřejné moci. Zvláštní ustanovení platí pro orgány územního samosprávného celku,  pro orgány městské části hlavního města Prahy a pro orgány městské části nebo městského obvodu územně členěného statutárního města.

Pro doručování dokumentů orgánů  veřejné moci prostřednictvím datové schránky platí, že umožňuje-li to povaha dokumentu, tento subjekt jej doručuje jinému orgánu veřejné moci prostřednictvím datové schránky, pokud se nedoručuje na místě. Umožňuje-li to povaha dokumentu a má-li fyzická osoba, podnikající fyzická osoba nebo právnická osoba zpřístupněnu datovou schránku, orgán veřejné moci doručuje dokument této osobě prostřednictvím datové schránky, pokud nedoručuje veřejnou vyhláškou nebo na místě. Doručuje-li se způsobem podle tohoto zákona, ustanovení jiných právních předpisů upravující způsob doručení se nepoužijí. Připouštějí-li jiné právní předpisy (např. správní řád jak pro formální, tak i neformální postupy) doručování prostřednictvím datových schránek, pořadí způsobu doručování stanovené těmito právními předpisy zůstává ustanovením předchozí věty nedotčeno. Dokument, který byl dodán do datové schránky, je doručen okamžikem, kdy se do datové schránky přihlásí osoba, která má s ohledem na rozsah svého oprávnění přístup k dodanému dokumentu. Nepřihlásí-li se do datové schránky osoba podle předchozí věty ve lhůtě deseti dnů ode dne, kdy byl dokument dodán do datové schránky, považuje se tento dokument za doručený posledním dnem této lhůty. To neplatí, vylučuje-li jiný právní předpis náhradní doručení (např. trestní řád). Doručení má stejné právní účinky jako doručení do vlastních rukou. Doručování mezi orgány veřejné moci prostřednictvím datové schránky se nepoužije, pokud je z bezpečnostních důvodů mezi těmito orgány zavedena jiná forma elektronické komunikace.

Zvláštní ustanovení platí pro provádění úkonů vůči orgánu veřejné moci prostřednictvím datové schránky. Fyzická osoba, podnikající fyzická osoba a právnická osoba může provádět úkon vůči orgánu veřejné moci, má-li zpřístupněnu svou datovou schránku a umožňuje-li to povaha tohoto úkonu, prostřednictvím datové schránky. Úkon učiněný osobou uvedenou v zákoně nebo pověřenou osobou, pokud k tomu byla pověřena, prostřednictvím datové schránky má stejné účinky jako úkon učiněný písemně a podepsaný, ledaže jiný právní předpis nebo vnitřní předpis požaduje společný úkon více z uvedených osob.

V naší praxi se budeme nejčastěji např. setkávat s úkony účastníků ve smyslu správního řádu. Bude se jednat zejména o navrhování důkazů, činění jiných návrhů, vyjadřování svého stanoviska v průběhu řízení, vyjadřování se k podkladům rozhodnutí nebo o podání (žádost). Podání je úkonem směřujícím vůči správnímu orgánu a činí se u správního orgánu, který je věcně a místně příslušný. Podání je učiněno dnem, kdy tomuto orgánu došlo. V tomto případě se neuplatní ustanovení § 17 odst. 3 zákona č. 300/2008 Sb., které se týká doručování dokumentů orgánů veřejné moci. Při „privátní“ komunikaci (zejména od 1.7.2010) je dokument doručen okamžikem, kdy adresát potvrdí jeho převzetí odesílateli prostřednictvím své datové schránky (toto potvrzení je bezplatné).

Dokumenty orgánů veřejné moci doručované prostřednictvím datové schránky a úkony prováděné vůči orgánům veřejné moci prostřednictvím datové schránky mají formu datové zprávy. Je-li dokument nebo úkon určen do vlastních rukou adresáta, vyznačí tuto skutečnost odesílatel v datové zprávě. Maximální velikost datové zprávy dodávané do datové schránky činí 10 MB. Přípustné formáty datové zprávy dodávané do datové schránky řeší příloha 3 vyhlášky 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek.

A nyní se dostáváme k podstatě dnešního článku, kdy se pokusím objasnit vztahy a jednotlivé podstaty uvedené v jeho úvodu – názvu. Jedná se o problematiku konverze. Konverzí se rozumí:

- úplné převedení dokumentu v listinné podobě do dokumentu obsaženého v datové zprávě nebo datovém souboru (dále jen „dokument obsaženy v datové zprávě“), ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky, nebo

- úplné převedení dokumentu obsaženého v datové zprávě do dokumentu v listinné podobě a ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky.

Dokument, který provedením konverze vznikl (dále jen „výstup“), má stejné právní účinky jako ověřená kopie dokumentu, jehož převedením výstup vznikl (dále jen „vstup“). Má-li být podle jiného právního předpisu předložen dokument v listinné podobě správnímu orgánu, nebo soudu anebo jinému státnímu orgánu, zejména aby byl užit jako podklad pro vydání rozhodnutí, je tato povinnost splněna předložením jeho výstupu. Konverzi na žádost provádějí kontaktní místa veřejné správy a advokáti za podmínek stanovených právním předpisem. Konverzi z moci úřední provádějí orgány veřejné moci pro výkon své působnosti. Jinak řečeno, pokud chce podnikatel správnímu orgánu zaslat pomocí datové schránky listinu (např. jako důkaz) anebo chce dokument obsažený v datové zprávě převést do dokumentu v listinné podobě, musí se obrátit na kontaktní místo veřejné správy nebo advokáta. Tyto služby jsou však prováděny za úplatu., kdy za 1 stranu dokumentu  zaplatí 30,- Kč. V praxi jsem se již setkal s dokumentem – územním rozhodnutím o velikosti datové zprávy „jen“ 2 MB (může být až 10 MB!), který měl 350 stránek. Pokud by si chtěl někdo tento elektronický dokument převést do listinné podoby, tak za autorizovanou konverzi zaplatí 10 500,- Kč! Orgány veřejné moci toto mají v podstatě zdarma v rámci své působnosti.

Konverzí se nepotvrzuje správnost a pravdivost údajů obsažených ve vstupu a jejich soulad s právními předpisy. Technické náležitosti provádění konverze, vstupu a výstupu stanovilo ministerstvo vyhláškou č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů. Při konverzi do dokumentu v listinné podobě subjekt provádějící konverzi:

- ověří platnost kvalifikovaného časového razítka vstupu, je-li jím vstup opatřen,

- ověří, že kvalifikovaný certifikát vydaný akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb, na němž je založen zaručený elektronický podpis , kterým je podepsán vstup, nebo kvalifikovaný systémový certifikát  vydaný akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb, na němž je založena elektronická značka, kterou je označen vstup, nebyly před okamžikem uvedeným v kvalifikovaném časovém razítku zneplatněny,

- ověří platnost zaručeného elektronického podpisu založeného na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb (dále jen „uznávaný elektronický podpis“) nebo platnost uznávané elektronické značky.

Bezodkladně poté, kdy subjekt provádějící konverzi ověří shodu výstupu se vstupem a shoduje-li se výstup se vstupem, připojí k výstupu ověřovací doložku. Při konverzi do dokumentu obsaženého v datové zprávě opatří subjekt, který konverzi provedl, výstup svou uznávanou elektronickou značkou nebo uznávaným elektronickým podpisem osoby, která konverzi provedla, a zajistí, aby byl výstup opatřen kvalifikovaným časovým razítkem.

Konverze se neprovádí:

- je-li dokument v jiné než listinné podobě či v podobě datové zprávy,

- jde-li o dokument v listinné podobě, jehož jedinečnost nelze konverzí nahradit, zejména o občanský průkaz, cestovní doklad, zbrojní průkaz, řidičský průkaz, vojenskou knížku, služební průkaz, průkaz o povolení k pobytu cizince, rybářský lístek, lovecký lístek nebo jiný průkaz, vkladní knížku, šek, směnku nebo jiný cenný papír, los, sázenku, geometrický plán, rysy a technické kresby,

- jsou-li v dokumentu v listinné podobě změny, doplňky, vsuvky nebo škrty, které by mohly zeslabit jeho věrohodnost,

- není-li v dokumentu v listinné podobě patrné, zda se jedná o

• prvopis,
• vidimovaný dokument,
• opis nebo kopii pořízenou ze spisu, nebo
• stejnopis písemného vyhotovení rozhodnutí anebo výroku rozhodnutí vydaného podle jiného právního předpisu,

- je-li dokument v listinné podobě opatřen plastickým textem nebo otiskem plastického razítka,

- v případě provedení konverze na žádost, nebyl-li dokument obsažený v datové zprávě podepsán uznávaným elektronickým podpisem nebo označen uznávanou elektronickou značkou toho, kdo dokument vydal nebo vytvořil,

- jde-li o dokument obsažený v datové zprávě, který nelze konvertovat do listinné podoby, například o zvukový nebo audiovizuální záznam,

- pokud dokument nesplňuje technické náležitosti (viz výše uvedená vyhl. č. 193/2009 Sb.).

Z výše uvedeného je patrné, že konverzi nelze provádět u projektové dokumentace, která spadá do kategorie rysů a technických kreseb, tedy dokumentů v listinné podobě, jejichž jedinečnost nelze konverzí nahradit. Konverzi nelze tedy provádět ani u požárně bezpečnostního řešení, které je nedílnou součástí projektové dokumentace. Při předkládání dokladů správním úřadům  jsou některé listiny, z důvodu ochrany např. před napodobováním, opatřovány hlubotiskovým razítkem. U těchto dokumentů rovněž nelze provést konverzi. Dále nebude možné využít datových schránek v případě, kdy samotný dokument sice bude ve formě datové zprávy splňující požadavky provozní dokumentace, avšak jeho přílohy nikoliv.

Dalším praktickým problém při využívání datových schránek může být bezpečné ukládání datových zpráv. Ve Vaší datové schránce se datové zprávy uchovávají nejdéle 90 dní.  Po této lhůtě bude příloha datové zprávy vymazána a v datové schránce zůstane pouze obálka, která poslouží k případné kontrole přijatých a odeslaných datových zpráv. Znamená to mimo jiné, že příjemce, pokud to je vhodné, si musí tyto zprávy sám archivovat. To je možné buď na vlastním počítači například prostřednictvím elektronické spisové služby, nebo prostřednictvím archivačních služeb, které bude nabízet Česká pošta, s.p. Zkušenosti s čitelností dat po určité době na disketách, CD nosičích, flash discích, ale i trvanlivostí dat na pevných discích (zvláště po jejích haváriích), má jistě mnoho z Vás. Proto se jako vhodné např. jeví využití služeb České posty, s.p. tzv. „Datového trezoru“. Jsou nabízeny typy datových trezorů Mini, Standard a Maxi, kdy první je určen pro kapacitu 100 zpráv, druhý 500 zpráv a třetí 5 000 zpráv. Cena za poskytnutí služby činí 1.200,- Kč ročně bez DPH,  5.400,- Kč ročně bez DPH  resp. 48.000,- Kč ročně bez DPH. Hodnocení nechť si provede každý sám.

Závěrem lze konstatovat, že používání datových schránek přináší mnoho pozitivních ale i negativních zjištění. Výhodou je zejména rychlost a relativní přístupnost, nevýhodou pak některá omezení jako např. stanovená maximální velikost datové zprávy a nemožnost provádění konverze u některých druhů dokumentů. Po 1.7.2010 bude možné používat datové schránky při „privátní“ komunikaci, např. mezi generálním projektantem a jednotlivými profesemi. Očekává se, že by zde měly být výhodnější tarify než u běžné písemné korespondence. Využívání datových schránek k orgánům veřejné moci v souvislosti s projektovou dokumentací má z důvodu nemožnosti provádění konverze mnohá omezení. V těchto případech lze datové schránky využívat např. jen pro zasílání jednotlivých písemností, které s vyřizováním záležitostí v návaznosti na stavební zákon souvisejí. Tj. lze jimi zasílat některé úkony účastníků řízení jako navrhovat důkazy, činit jiné návrhy po celou dobu řízení až do vydání rozhodnutí popř. vyjádřit v řízení své stanovisko. Hasičské záchranné sbory krajů ve vztahu k projektantům popř. investorům budou, při využívání datových schránek, mít rovněž omezení. Zejména v souvislostech, kdy spolu s jejich závazným stanoviskem (stanoviskem) musí vrátit posuzovanou projektovou dokumentaci popř. požárně bezpečnostní řešení. Data ukládaná v návaznosti na systém datových schránek mají zaručenu neměnnost nikoliv však čitelnost. Praxe ukáže, zda-li po 100 letech užívání systému bude lepší z hromady papírů sfouknout prach a ukázat patřičný písemný doklad nebo bouchnout CD o úředníkův stůl, a pokud se mi CD nerozlomí,  mu říci „tak tady to máte“!